Quem é gestor ou líder de equipe sabe que os processos cotidianos são vários e usar ferramentas de apoio na organização prática de tantas tarefas pode ser uma ajuda e tanto. Uma das ferramentas que eu indico e uso no meu dia a dia é a famosa 5W2H.
Com ela é possível planejar todas as tarefas importantes de um projeto, de uma equipe e até mesmo criar um planejamento eficiente para atingir as metas do ano.
No artigo de hoje vou explicar o que é a 5W2H e como você pode usar a ferramenta de maneira prática no seu dia a dia como líder e gestor de pessoas. Continue a leitura e descubra como tornar sua gestão mais prática e eficiente.
O que é a 5W2H
A ferramenta 5W2H é uma metodologia japonesa criada por Taiichi Ohno e Eiji Toyoda no ano de 1950. Ela traça um caminho de 7 passos para executar uma ação, criando um mapa prático para qualquer atividade.
Esses passos estão em inglês e agora você vai descobrir o que significam e como eles dão nome a ferramenta.
Os 5W:
What (O que?): sua meta, objetivo, ou tarefa a ser executada;
Where (Onde?): onde a ação deverá ser executada;
Why (Por que?): motivo e benefícios que a ação traz;
When (Quando?): espaço de tempo em que a ação deve ser realizada;
Who (Quem?): quem são as pessoas responsáveis por executar a ação.
Os 2H:
How (Como?): listar o processo usado para realizar a ação;
How much (Quanto?): valor de custo da execução ou implementação da ação.
Como usar a 5W2H no dia a dia
A 5W2H é uma ferramenta lembrada sempre para projetos grandes e importantes, mas a aplicação dela é tão ampla que você pode usar até mesmo para executar tarefas simples.
A aplicação prática da 5W2H funciona tanto para mapear e transformar as atividades em um passo a passo simples, como também ajuda a fixar na memória o que precisa ser feito.
Além disso, ela é ótima para gerenciar atividades em grupo, principalmente quando feita no Google Planilhas (Sheets) e disponibilizadas para todos na equipe.
Veja um exemplo prático: suponha que você e sua equipe precisam de mais leads para converter em vendas. Vocês definiram para isso uma estratégia usando as redes sociais da empresa. Você pode criar uma planilha usando a 5W2H da seguinte maneira:
- What (O que?): mapear os seguidores das redes sociais e identificar pessoas que se encaixam no público alvo das nossas soluções;
- Where (Onde?): redes sociais com foco no público local da empresa;
- Why (Por que?): aproveitar o tráfego orgânico para transformar seguidores em compradores;
- When (Quando?): primeira quinzena de maio;
- Who (Quem?): equipe de marketing e social media;
- How (Como?): tirar um relatório dos seguidores e analisar um a um quem está no local desejado e avaliar se estão no perfil do público alvo. Depois, enviar para o setor comercial para entrar em contato com essas pessoas na intenção de apresentar a organização e benefícios dos nossos serviços.
- How much (Quanto?): tempo.
Note que a ferramenta deixa as tarefas mapeadas de maneira que fica muito mais fácil executar e gerir a tarefa, deixando claro quem deve executar a ação, como e o prazo desejado.
Combinando a 5W2H com outras ferramentas
Outra maneira eficiente de tornar sua gestão ainda mais organizada é combinar a aplicação da 5W2H com outras ferramentas, como o brainstorm e a análise SWOT, por exemplo.
Enquanto a tempestade de ideias ajuda o time a listar as melhores ideias para resolver um problema, a análise SWOT aplicada a liderança te ajuda a identificar pontos fortes e fracos da situação, além de indicar as pessoas certas para resolver.
Por fim, basta aplicar a 5W2H para as iniciativas escolhidas pela equipe e você terá um plano de ação eficiente para alcançar os objetivos.
Não esqueça de disponibilizar esse plano de ação a todos os envolvidos e usar estratégias de liderança para manter todos engajados na execução dos projetos.
Você tem alguma dúvida sobre a aplicação da 5W2H? Essa ferramenta faz parte do seu planejamento estratégico ou você utiliza outros meios para mapear suas tarefas? Deixe seu comentário abaixo e vamos interagir.
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